Algemene Voorwaarden – Aika Executive Coaching

Versie: januari 2025 (laatst herzien op: 16 april 2025)

1. Definities

1.1. Aika Executive Coaching: de eenmanszaak gevestigd te Aerdenhout, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87817128, BTW-nummer NL004485924B97, die deze algemene voorwaarden hanteert.

1.2. Opdrachtgever: de persoon, onderneming of instantie die de opdracht verstrekt.

1.3. Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen Opdrachtgever en Aika Executive Coaching.

1.4. Diensten: alle door Aika Executive Coaching geleverde producten en diensten, waaronder coaching, training, yoga, online programma’s en andere vormen van begeleiding of advisering.

1.5. Coachee: degene die deelneemt aan een coachingsgesprek of -traject, indien dit niet de Opdrachtgever zelf is.

2. Toepasselijkheid

2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden en overeenkomsten waarbij Aika Executive Coaching diensten levert.

2.2. Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

2.3. Deze voorwaarden gelden ook voor aanvullende of vervolgopdrachten.

2.4. Algemene voorwaarden van de Opdrachtgever worden uitgesloten, tenzij schriftelijk aanvaard.

3. Offertes en overeenkomst

3.1. Offertes zijn vrijblijvend en 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

3.2. Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven.

3.3. De overeenkomst komt tot stand bij schriftelijke bevestiging, of bij het uitblijven van bezwaar binnen 10 werkdagen na bevestiging.

4. Uitvoering

4.1. Aika Executive Coaching levert een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.

4.2. Derden kunnen worden ingeschakeld in overleg.

4.3. De Opdrachtgever levert tijdig de benodigde informatie aan.

4.4. Termijnen zijn indicatief tenzij anders overeengekomen.

4.5. Aika Executive Coaching is niet hoofdelijk aansprakelijk voor werkzaamheden van derden.

5. Wijzigingen

5.1. Wijzigingen worden in onderling overleg doorgevoerd.

5.2. Eventuele gevolgen voor planning of kosten worden vooraf besproken.

5.3. Bij vaste tarieven wordt de impact op het honorarium vooraf aangegeven.

6. Geheimhouding

6.1. Vertrouwelijke informatie wordt geheimgehouden, tenzij wet- of regelgeving anders vereist.

6.2. Deze plicht geldt ook voor ingeschakelde derden.

6.3. Informatie over coachingstrajecten wordt alleen gedeeld met toestemming van de Coachee.

7. Intellectueel eigendom

7.1. Auteursrechten en andere rechten blijven bij Aika Executive Coaching.

7.2. Materialen zijn uitsluitend bedoeld voor persoonlijk gebruik en mogen niet zonder toestemming worden gedeeld of vermenigvuldigd.

7.3. Kennis en inzichten kunnen anoniem in andere trajecten worden toegepast.

8. Honorarium en kosten

8.1. Tenzij anders overeengekomen worden tarieven per tijdseenheid berekend.

8.2. Bedragen zijn exclusief BTW en onkosten.

8.3. Er kan een voorschot worden gevraagd; bij uitblijven hiervan kan de uitvoering worden opgeschort.

8.4. Tarieven kunnen jaarlijks worden aangepast na overleg.

9. Betaling

9.1. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.

9.2. Bij te late betaling mogen werkzaamheden worden opgeschort.

9.3. Bij verzuim is wettelijke rente verschuldigd.

9.4. Bij faillissement of liquidatie zijn alle vorderingen direct opeisbaar.

9.5. Betalingen worden eerst verrekend met openstaande rente en kosten.

10. Incassokosten

10.1. Bij wanbetaling:

– Particulieren: volgens wettelijke staffel na aanmaning

– Zakelijke klanten: 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van €150 per factuur

11. Aansprakelijkheid

11.1. Aika Executive Coaching is alleen aansprakelijk bij ernstige tekortkoming.

11.2. Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert.

11.3. Bij geen uitkering: maximaal het factuurbedrag, met een maximum van €5.000.

11.4. Geen aansprakelijkheid voor indirecte schade.

11.5. Geen aansprakelijkheid voor werkzaamheden van derden.

11.6. Geen aansprakelijkheid bij onjuiste of onvolledige informatie door de Opdrachtgever.

11.7. Opdrachtgever vrijwaart Aika Executive Coaching voor aanspraken van derden.

11.8. Aanspraken vervallen na één jaar.

12. Deelname op eigen risico – yoga en fysieke activiteiten

12.1. Deelname aan yoga of fysieke sessies is op eigen risico.

12.2. Aika Executive Coaching is niet aansprakelijk voor letsel, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

13. Annulering en beëindiging

13.1. Algemeen

Aika Executive Coaching behoudt zich het recht voor een sessie of traject zonder opgave van reden te annuleren. Reeds betaalde bedragen worden dan teruggestort. Bij overmacht kan de uitvoering worden opgeschort of beëindigd.

13.2. Annulering door opdrachtgever of deelnemer

Dient per e-mail te gebeuren. Afhankelijk van de dienst gelden de volgende voorwaarden:

– Individuele coaching:

 Kosteloos te annuleren/verzetten tot 48 uur vooraf

 Binnen 48 uur: 100% verschuldigd

 No-show: volledig tarief verschuldigd

– Incompany trajecten:

 Kosteloos tot 2 weken vooraf

 Binnen 2 weken: volledige bedrag verschuldigd

– Workshops/retraites (open inschrijving):

 Tot 4 weken: kosteloos

 4–2 weken: 50% verschuldigd

 < 2 weken: 100% verschuldigd

 Vervanging is toegestaan tot 48 uur vooraf (mits gemeld)

 Geen restitutie bij no-show of vroegtijdig vertrek, tenzij anders overeengekomen

13.3. Kosten externe partijen

Kosten voor reis, verblijf of annuleringen bij derden zijn voor rekening van de deelnemer, tenzij anders overeengekomen.

14. Persoonsgegevens

14.1. Door het aangaan van een overeenkomst geef je toestemming voor verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG.

14.2. Aika Executive Coaching handelt volgens de gedragscode en privacyverklaring van de NOBCO.

15. Klachtenregeling

15.1. Aika Executive Coaching is aangesloten bij NOBCO (Nederlandse Orde van Beroepscoaches).

15.2. Bij klachten wordt eerst gezocht naar een onderlinge oplossing.

15.3. Indien nodig kan een klacht worden ingediend bij NOBCO via hun Ethische Commissie of Klachtenregeling: www.nobco.nl

15.4. Klachten worden vertrouwelijk behandeld volgens het reglement van NOBCO.

16. Toepasselijk recht en geschillen

16.1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

16.2. Mediation wordt eerst geprobeerd, volgens het Reglement van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN).

16.3. Zolang mediation loopt, worden rechtszaken opgeschort.

16.4. Indien onoplosbaar, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van Aika Executive Coaching.

Privacyverklaring – Aika Executive Coaching

Versie: januari 2025

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen o.a. je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bedrijfsgegevens (indien van toepassing), en andere informatie die je verstrekt via formulieren, e-mail of tijdens sessies.

Waarom verzamelen we jouw gegevens?

• Voor inschrijving en administratie


• Voor facturatie en communicatie


• Voor begeleiding en coaching


• Voor updates (alleen bij aanmelding)

Grondslag

Wij verwerken alleen gegevens:

• Met jouw expliciete toestemming


• In het kader van een overeenkomst (bijv. coaching of training)

Bewaartermijn

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Financiële gegevens bewaren we 7 jaar (Belastingdienst). Andere gegevens worden verwijderd als ze niet meer relevant zijn.

Delen wij jouw gegevens?

Alleen met vertrouwde partners als dat nodig is (boekhouder, facturatiesysteem), of als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Beveiliging

Jouw gegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor Aika Executive Coaching. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen.

Jouw rechten

Je kunt je gegevens opvragen, corrigeren, laten verwijderen of laten overdragen. Mail naar: [email protected]

Klachten

We lossen klachten graag in overleg op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl